Dokumenty w obiegu magazynowym stanowią podstawę funkcjonowania tej jednostki organizacyjnej w firmie. Na podstawie tego rodzaju dokumentów dokonywane są wszelkie przesunięcia towarów w przedsiębiorstwie. Materiały przesyłane są zarówno z zewnątrz do firmy i na odwrót, a nawet między magazynami tej samej organizacji.

Dokumenty magazynowe - do czego są potrzebne?

Dokumenty magazynowe służą do zarządzania stanami towarów na magazynie. Za ich pomocą można dokonywać wszelkich czynności związanych z obrotem towarów w przedsiębiorstwie. Do czynności tych zalicza się obrót towarami wewnątrz organizacji, czyli jego przyjęcia, wydania oraz zmiana magazynu, a także obrót magazynowy związany ze sprzedażą i kupnem produktów. Tak więc dokumenty obrotu magazynowego dzieli się ze względu na kierunek przepływu towarów.

Dokumenty magazynowe - przychodowe

Dokumenty związane z przychodem materiałów służą do rejestrowania przepływów towarów z zewnątrz przedsiębiorstwa do jego magazynu. Do tych dokumentów zalicza się między innymi przyjęcie zewnętrzne (PZ) i przyjęcie wewnętrzne (PW). Pierwszy z nich wystawiany jest przy zakupie materiałów lub nieodpłatnym przyjęciu towaru na podstawie faktury potwierdzającej zakup, natomiast drugi jest dowodem na odbiór towaru z innej jednostki tego samego przedsiębiorstwa i przyjęcie wewnętrzne zwiększa ilość towaru na stanie. Kolejnym dokumentem księgującym przychód towaru do magazynu jest zwrot wewnętrzny (ZW), który  stanowi podstawę do rejestrowania zwrotu materiału. W obiegu dokumentów magazynowych wyróżnia się jeszcze przesunięcie międzymagazynowe (MM+), które jest potwierdzeniem przemieszczenia się towaru między magazynami regionalnymi danego przedsiębiorstwa.

Dokumenty rozchodowe w magazynie

DokumentyDokumenty rozchodowe w magazynie rejestrują wszelkie operacje polegające na wydaniu towarów na zewnątrz firmy. Najpopularniejszym i najczęściej stosowanym dokumentem w magazynie świadczącym o przekazaniu produktów na zewnątrz przedsiębiorstwa jest wydanie zewnętrzne (WZ), które rejestruje rozchód towarów przeznaczonych na sprzedaż lub nieodpłatnego przekazania. Wydanie zewnętrzne obrazuje sprzedaż produktu klientowi i zmniejsza ilość materiałów na stanie. Kolejnym dokumentem rozchodowym w magazynie jest rozchód wewnętrzny (RW), który potwierdza wydanie towarów na potrzeby wewnętrzne przedsiębiorstwa, na przykład wydanie papieru, żarówki lub rękawic roboczych w przedsiębiorstwach produkcyjnych. Przesunięcie międzymagazynowe (MM-) jest dokumentem rejestrującym przemieszczenie towarów między magazynami wewnątrz organizacji, w skład której zaliczają się oba te magazyny. Ponadto dokument ten jest również uznawany za rozchodowy, bowiem poświadcza wydanie towaru z jednego magazynu regionalnego do drugiego, gdzie zostanie przyjęty i wówczas MM staje się dokumentem przychodowym. Warto wiedzieć, że przesunięcia magazynowe nie stanowią ani zakupu, ani sprzedaży, więc nie obejmuje je obowiązek podatkowy.

Wszelkie dokumenty przychodowe i rozchodowe w magazynie wystawiają pracownicy do tego upoważnieni. Ponadto osoby te podpisują dokument lub wystawiają pieczątkę, aby potwierdzić fakt sporządzenia dokumentu. Trzeba pamiętać, że tego typu dokumentacja bez podpisu czy pieczątki osoby upoważnionej jest nieważna. Współcześnie klasyczne formy dokumentacji są zastępowane elektronicznymi dzięki systemom kodów kreskowych na towarach.